¿Qué es un inventario? Significado

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El inventario representa el conjunto de bienes, artículos y mercancías destinados a la venta como también las materias primas para producir los productos con el fin de obtener ganancias. Este activo circulante, es imprescindible en la cadena de suministro para la generación de ingresos, actúa como nexo entre la producción y la comercialización.

Tipos de inventarios

El inventario se clasifica, según su estado y función en el proceso productivo, en tres grandes categorías:

  • Materias Primas: Elementos básicos y esenciales que, mediante su transformación, se convertirán en productos finales.
  • Productos en Proceso: Bienes que se encuentran en diferentes fases de elaboración dentro del ciclo de producción.
  • Productos Terminados: Artículos ya finalizados, listos para ofrecer al mercado.

Cada uno de estos tipos refleja un estado diferente en el ciclo de vida del inventario, siendo todos cruciales para realizar un inventario real.

Métodos de Valoración de Inventarios

La valoración del inventario se puede realizar mediante distintos métodos, que influirán en la contabilidad y fiscalidad de la empresa:

Método FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir): Este método asume que los primeros bienes en ser adquiridos serán también los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción, adecuado para productos perecederos o sujetos a obsolescencia tecnológica.

Método LIFO (Último en Entrar, Primero en Salir): Por el contrario que en el método FIFO, el LIFO considera que los últimos bienes incorporados son los primeros en salir, menos coste de almacenaje y espacio de carga y descarga. Se utiliza para almacenes con materiales en stock no perecedero.

Método de Promedio Ponderado: Este método calcula el valor de salida del inventario y Coste de los Bienes Vendidos, a partir del coste medio de todos los productos adquiridos durante un periodo, ofreciendo una perspectiva equilibrada de la valoración de inventario.

El manejo eficiente del inventario, con una correcta aplicación de estrategias de gestión y valoración, resulta esencial para mejorar las ganancias y la competitividad de las empresas en el mercado español. La selección del método de valoración debe alinearse con las políticas contables de la empresa y las normativas vigentes.

Inventario permanente, rotativo y anual

Dentro de la gestión empresarial, especialmente en lo que concierne a la logística y contabilidad, existen dos sistemas predominantes para el manejo de inventarios: el inventario permanente y el inventario rotativo o periódico. La elección entre uno y otro depende de la naturaleza y necesidades de la empresa, así como de la capacidad para gestionar la información en tiempo real.

Inventario Permanente

El sistema de inventario permanente se caracteriza por ofrecer una actualización continua de las existencias, reflejando en tiempo real los cambios producidos por las compras y ventas. La implementación de tecnologías como el código de barras o RFID (Identificación por Radiofrecuencia) posibilita el registro instantáneo de las operaciones de entrada y salida de mercancías.

Ventajas del inventario permanente

Control en Tiempo Real: Proporciona una visibilidad constante sobre el estado actual del inventario.

Reducción de Errores: Minimiza las posibilidades de errores humanos al automatizar el registro de movimientos.

Optimización de la Cadena de Suministro: Facilita la toma de decisiones respecto a la reposición de stock, al tener datos actualizados.

Eficiencia en la Gestión: Permite una gestión más precisa de las existencias, evitando tanto el exceso como la escasez de productos.

Desventaja del inventario permanente

Alta Inversión Inicial: Requiere de una inversión significativa en tecnología y formación del personal.

Implementación compleja: Puede ser complejo de implementar en empresas con un gran volumen de referencias o transacciones.

Este sistema es idóneo para empresas con un alto volumen de operaciones, diversidad de productos o aquellas que requieran una trazabilidad detallada, como el sector farmacéutico o alimentario.

Inventario rotativo o periódico

El sistema de inventario rotativo o periódico, por su parte, se basa en la realización de conteos físicos de las existencias en intervalos regulares, como mensual, trimestral o anualmente, para ajustar los registros contables.

Ventajas del inventario rotativo o periódico

Simplicidad: Su implementación y comprensión son más sencillas, siendo accesible para pequeñas empresas.

Menor Costo Inicial: No requiere de una inversión inicial tan elevada en tecnología como el inventario permanente.

Flexibilidad en la Planificación: Permite programar los recuentos en periodos donde la actividad empresarial es más baja.

Desventajas del inventario rotativo o periódico

Información no Actualizada: La información sobre el inventario puede quedar desfasada entre un recuento y otro.

Paralización de Actividades: Los recuentos físicos pueden requerir la paralización temporal de las operaciones, afectando la productividad.

Errores: Al depender de conteos físicos, es más susceptible a errores humanos.

El inventario rotativo es recomendable para empresas de menor tamaño, con menor frecuencia de transacciones o que no puedan asumir la inversión en un sistema de inventario permanente.

Inventario anual

El inventario anual es una práctica contable y de gestión de operaciones que consiste en realizar un recuento exhaustivo y detallado de todas las existencias de una empresa al cierre de su ejercicio fiscal. Este procedimiento incluye la identificación, clasificación y evaluación de todas las materias primas, productos en proceso y productos terminados disponibles en el momento del conteo.

La elección entre inventario permanente e inventario rotativo debe realizarse tras una meticulosa evaluación de las necesidades operativas, la capacidad de inversión en tecnología y la estructura organizativa de la empresa. Mientras que el inventario permanente esta más adecuado para negocios que buscan precisión y eficiencia, y que pueden permitirse la inversión tecnológica, el sistema periódico es más resolutivo con aquellos que priorizan la simplicidad y tienen menos operaciones diarias.

Ejemplo inventario de contabilidad

En un inventario de contabilidad, se enumeran y valoran todos los activos de la empresa al costo de adquisición o producción, clasificándolos en diferentes categorías como mercancías, materias primas, y productos terminados. Posteriormente, se aplican métodos de valuación como PEPS, UEPS o costo promedio para ajustar el valor del inventario en el balance general, reflejando así la realidad económica de la empresa.

Veamos un ejemplo de inventario de contabilidad de una librería.

inventario contabilidad ejemplo

Este inventario anual proporciona a la librería «Lecturas y Letras» una perspectiva clara de los activos con los que cuenta para las operaciones futuras, además de ser un requisito para la presentación de informes financieros precisos y la planificación estratégica del negocio.

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